Espatentin viestintä ja postila(ati)kko

Espatentissa viestitään valtaosin digitaalisesti. Sähköinen viestintä mahdollistaa joustavasti työasioiden hoitamisen niin kotoa kuin toimistoltakin. Vastaavasti viestimme asiakkaiden ja virastojen kanssa Internetin yli lähes poikkeuksetta digitaalisesti kirjepostista riippumatta. Pieni varaus pitää jättää sen poikkeustapauksen varalta, joka juuri nyt ei tule mieleen, tai tulisi vastaan heti huomenna, jos toisin kirjoittaisin. Paperia ei enää juurikaan tulosteta, vielä vähemmän lähetetään tai vastaanotetaan.

Euroopan patenttiviraston umpeutuneet määräpäivät saattavat siirtyä, PRH:n ei

Kotimainen patenttivirastomme PRH antaa välipäätöksiä patenttiasioita koskien. Näissä on määräpäivä, johon mennessä pitäisi vastata. Uudet välipäätökset saamme sähköisesti PRH:lta. Välipäätösten määräpäivät eivät jousta postinkulun keskeytysten takia. Jos lakon aikana haluaa toimittaa asiakirjoja PRH:lle muuten kuin sähköisesti, pitää viedä asiakirjat PRH:n asiakaspalveluun tai käyttää kuriiria, kts. PRH:n tiedote. Meiltä asiakirjat lähetetään lähes poikkeuksetta käyttäen PRH:n sähköistä asiointityökalua, jolla saadaan sähköpostissakin käytetyn vahvan salauksen lisäksi varmistus viestien perillemenosta eli digitaalinen kuittaus lähetyksestä. PRH myös kannustaa sähköisen asioinnin käyttämiseen tähän tarkoitetulla järjestelmällä virastomaksualennuksella. Hyvän asiakaspalvelun nimissä PRH tarjoaa myös muita sähköisiä välineitä, eli ns. suojatun sähköpostin sekä tavallisen sähköpostin. Suomalaisten organisaatioiden välinen sähköposti on toki myös lähes poikkeuksetta vahvasti salattu, katso vaikka Googlen raporttia (saaduista sähköposteistaan salaamisen voi tarkistaa viestin otsikoista eli headerit, lähetetyistä sähköposteista tämän tiedon saamiseen pitää olla pääsy sähköpostipalvelimen tietoihin).

Viestien salaaminen ja tietoturva ovat omia lempiaiheitani, mutta niistä kotimaan postiin palatakseni, otanpa esiin kotimaiset valitusasiat. Valituksen määräaika viranomaisen päätöksestä käynnistyy yleisesti valituksenalaisen päätöksen tiedoksisaannista. Siksi valitusaika ei postilakosta tai muista postinjakelun häiriöistä johtuen lyhene. Sen sijaan harkinta-aika valituksiin saattaa pidentyäkin, jos osapuoli saa tiedon tehdystä päätöksestä muuta kautta. Postilakon tai vastaavan mahdollisesti pitkittyvän postin jakelun keskeytyksen takia on odotettavissa, että sähköpostia käytetään postin asemasta.

Euroopan patenttiviraston (EPO) lakon tai muun kirjepostin häiriötilan aikana umpeutuneet määräpäivät saattavat siirtyä EPO:n presidentin päätöksellä jälkikäteenkin. Esimerkiksi UK:n postinkulkua EPO:n ja sikäläisten hakijoiden/asiamiesten välillä häiritsivät useat Royal Mailin modernisointia vastaan järjestetyt lakot vuonna 2007. Lakkoilujaksolla umpeutuvat määräpäivät siirrettiin 3 päivää lakkojen päätyttyä EPO:n presidentin päätöksellä (OJ EPO 2007, 670). EPO:n säännössä 134(2) kyse on määräajasta, ei määräpäivästä. Siksi EPO:n asettama määräpäivä tuskin siirtyy (esim. suullisen kuulemisen määräpäivä). Kirjoitan tätä pari päivää ennen toimistoltamme käsin hoidettavaksi sovittua EPO:n suullista kuulemista, jonka kuva ja ääni olisivat välittyneet videokonferenssilaitteistojemme välillä. Reaaliaikaiseen tiedonsiirtoon postinkantaja ei ymmärrettävästi olisi pystynyt muutenkaan.

Laskutkin lähetämme lähes poikkeuksetta sähköisesti. Tältäkään osin emme siten altistu postinkulun häiriöille, jos kohta emme myöskään pääse tukemaan kotimaisia optisten kommunikaatiovälineiden jakelupalveluita.

Faksitkin jäävät vielä historiaan, jääväthän?

Digitalisoituminen näkyy Espatentilla paperipostin sähköistymisen ohella myös muiden viestintäkanavien käytössä. Toisinaan on näppärää järjestää videokonferenssi asiakkaan tai yhteistyökumppanin kanssa. Mikään ei sinänsä estä myöskään käyttämästä vanhan kansan perinnekeinoja, eli faksia tai GSM-puheluita ja tekstiviestejä. Faksi on muuten meidän alallemme jäänyt liitukautinen jäänne (ihan oikeasti käytin liituja aikana, jona toiset faksailivat mainoksia). Niin PRH:lle kuin EPO:llekin voi yhä lähettää fakseja, ja EPO käyttää edelleen fakseja pieniin vahvistusviesteihin puhelun vaihtoehtona. Faksitkin jäävät vielä historiaan, toivottavasti ennen kuin kirjeposti. Faksin tämänhetkinen olemassaolo vielä nytkin johtuu pitkälti siitä, että faksilla saadaan viestejä nopeasti lähetettyä kauas ja riippumatta Internetin toiminnasta. Toisaalta faksi vaatii puhelinliittymän, joita operaattorit Suomessa pyrkivät purkamaan niin riisumalla maaseudulla tolpista johdot kuin nostamalla hintoja ja mainostamalla nettifakseja. Sellaisillakin voi faksata ja vastaanottaa fakseja, vaikka vanhalla numerollaan, mutta vain jos Internet toimii. Silloin taas sähköposti on yleensä parempi ratkaisu.

Erityisenä digitalisaation etuna meille on etuoikeustodistusten sähköinen välitys patenttivirastojen välillä. Näitä ennen hankittiin patenttivirastoista ja toimitettiin toisiin patenttivirastoihin paperikappaleina. Siinä välissä posti kulki Suomessa ja/tai muissa maissa. Nyt tämäkin postia edellyttänyt tiedonsiirto on muuttumassa globaalisti patenttivirastojen väliseksi digitaaliseksi tapahtumaksi.

Myönnettyjen patenttien patenttikirjat ovat vielä usein kauniita paperimuotoisia muistoja toivottavasti onnistuneista invenstoinneista. Paperisia patenttikirjoja ei voi toimittaa digitaalisesti. Ikävä kyllä, näiden patenttikirjojen käyttöarvo ei monien patentinhaltijoiden näkökulmasta vastaa edes niiden arkistointikustannusta. Niinpä välttämättä mitään patenttikirjaa ei edes paineta ja lähetetä uuden patentin haltijalle. Patenttioikeuden kun voi osoittaa patenttiviraston digitaalisesta patenttirekisteristä. Patenttirekisteri on myös ajantasainen niin patentinhaltijan kuin mahdollisen lisenssinhaltijankin tietojen osalta.

Uusien viestintämuotojen kehittäminen tarjoaa mahdollisuuksia

Joulukortteja emme ole Espatentista lähettäneet enää aikoihin. Tämä muutos on tapahtunut samalla, kun kotiinkin on kertynyt yhä vähemmän kortteja ja vastaavasti enemmän digitaalisia tervehdyksiä, joissa on kuvan ja tekstin lisäksi ääntä.

Modernisaatiossa tyypillisesti joitain toimialoja häviää ja jotain uutta tulee tilalle. Facebookin, Instagramin, Skypen, kännykän kuvaviestejä tarjoavien teleoperaattorien ja laitevalmistajien, sähköisten tiedonsiirtopalveluiden (Google Drive, Dropbox jne.) parissa moni on löytänyt uutta työtä ja vaurautta. Joitain näistä teknologioista on myös patentoitu. Google on siitä erityinen tapaus, että se paitsi patentoi oman tuotekehityksensä hedelmiä, mutta myös pyörittää omaa julkista patenttitietokantaa, Google Patents.

Tarinani opetuksena lienee se, että paperiton tiedonsiirto on alkanut tapahtua vauhdilla eikä kirjeposti ole Espatentin kannalta kovin merkityksellistä. Uusien viestintämuotojen kehittäminen voi yhä tarjota mahdollisuuksia innovatiivisille yrityksille ja näitä me autamme mielellämme tuotekehityksensä suojaamisessa vahvoilla patenttiratkaisuillamme, kuten tähänkin asti.